Buscando una aplicación para implementar GTD: Parte 1

Hace algunos meses me leí el famoso «Getting Things Done» de David Allen, para los que no saben qué es les cuento que es un sistema para mejorar la productividad. Muchos piensan que GTD es una aplicación o algo así, la verdad es que no. El sistema puede aplicarse en cualquier entorno, papel y lápiz, en una aplicación, en más de una, etc. Por lo que el tema (o desafío) es cómo implementarlo. Quizá en otro minuto que me sienta más seguro y haya probado lo útil (o no) le dedique uno o varios artículos a explicarlo :), sin embargo, buenos recursos existen; y les sugiero que partan por la serie sobre GTD que escribió Barto Pena de ThinkWasabi. Sin embargo, para que se entienda algo el artículo, les adelanto que la base se fundamenta en el manejo correcto en las clásicas «listas de tareas» (o su equivalente en inglés mucho más explicativo: las todo lists).

Me resulta bien difícil aceptar que habiendo tantas aplicaciones que pregonan este sistema, la verdad es que aún no logro dar con una que cumpla todos mis requisitos:

• Versión móvil: Desde que tengo mi Optimus One, ya no resulta lógico tener que esperar llegar a mi casa o encender el equipo para anotar algo que tengo que hacer, menos aún, escribirla en algún lugar y luego re-escribirlas cuando vuelva a tener acceso. Es impresionante la cantidad de aplicaciones que aparecen al buscar por «GTD» en la Play Store o en la App Store, muchas de ellas no cuentan con una versión de escritorio u otra web.

• Versión para escritorio: En realidad, a estas alturas estoy más en el navegador que fuera de éste (el resto es en alguna terminal) por lo que una versión de escritorio es deseable, pero no requisito. En ese sentido que tenga alguna clase de soporte para la terminal sería más importante. La cosa es que la pueda utilizar desde mi laptop.

• Etiquetas (tags, labels…): Muchas aplicaciones de To-Do’s cuentan con la posibilidad de tener carpetas y subcarpetas (o listas y sublistas… la idea se entiende), pero tal como lo indica la analogía: es imposible tener una misma tarea en más de una carpeta. En algunos casos es útil cuando son las tareas que corresponden a un proyecto. En GTD, un «proyecto» es cualquier tarea que requiera más de una acción. Por lo tanto va desde tener que llevar el auto al mecánico o conquistar el mundo. ¿Qué ocurre cuando queremos «filtrar» por las tareas que más próximas?, la mayor parte de las veces nos tenemos que conformar con navegar por cada lista y en el mejor de los casos podemos agruparlas por el «due date«[1]. Un ejemplo de esto es lo que ocurre con Wunderlist o el sistema de tareas que tiene implementado Gmail.

• Contexto: Este punto refiere a que muchas de las tareas tienen que ser realizadas en algún entorno en particular, así hay cosas que podemos (o tenemos) que hacer en nuestra casa, mientras que hay otras que sólo pueden ser ejecutadas en nuestro lugar de trabajo o en ninguno en particular. Desde el punto de vista de una aplicación esto está bien ligado a lo anterior, y en general si es que acepta contextos, probablemente también acepta etiquetas. Más aún, lo más probable es que los contextos no sean más que tags.

• No intrusiva: Un aspecto al cuál el autor de la mucha importancia es que el sistema no puede interponerse entre uno y el trabajo por hacer. Con esto me refiero a aplicaciones como estas:
  

• Uso de teclado: Con el tiempo he aprendido a valorar a mantenerme lejos del mouse lo más posible. De ahí que utilice la terminal, vim, pentadactyl (extensión tipo vim para firefox) y hasta haya cambiado mi amado openbox por xmonad (sí, sí… escribiré un artículo cuando termine la configuración). La mayor parte de las aplicaciones son «mouse-centered», como Evernote, Wunderlist, Wunderkit, Flow, Evolution, Chandler, … etc.

• Rápida: Esto tiene mucha relación a los dos puntos anteriores, Allen insiste en que el tiempo que uno pasa dentro del sistema tiene que ser el mínimo posible, por lo que debe ser simple (y ŕapido, valga la redundancia) agregar tareas y luego poder procesarlas.

• Fuzzy date: Por desgracia no sé como traducir esto, pero me refiero a poder agregar una tarea con fecha de una forma simple, por ejemplo:

• «Turno todos los lunes»
• «Presentación del proyecto el próximo martes»

Por supuesto, que esto significa que hay que ingresar las tareas en inglés (al menos lo referente a la fecha). No tengo conocimiento si alguna aplicación puede entender las inmensas complejidades del castellano como para poder implementar algo similar en nuestro idioma. Este punto, nuevamente se relaciona tangencialmente con lo anterior, quiero que agregar una tarea sea un proceso rápido y transparente.

• Libre: Siendo un seguidor del software libre, es obviamente un punto importante a considerar.

• Precio: Francamente no tengo problemas en gastar un par de dólares en una aplicación que cumpla todas mis expectativas. Tampoco me molesta si es gratis, o si es gratis, pero con ads (siempre y cuando no sean demasiado invasivos).

Eso sería por esta entrega, en la próxima veremos algunas alternativas ;)

[1]: Fecha de vencimiento de la tarea, preferí no traducir el término principalmente por 2 razones; 1) es muy largo y 2) la mayor parte de las interfaces están en inglés y utilizan esa palabra, las que están en español utilizan traducciones diferentes.